Registratie en uitwisseling geldige toelaatbaarheidsverklaringen met ROD

Al snel na de kerstvakantie is het weer 1 februari, de teldatum voor het primair- en gespecialiseerd onderwijs (sbo, so en vso). Om de bekostiging die voortvloeit uit deze teldatum correct te berekenen voor schoolbesturen en samenwerkingsverbanden, is het van groot belang dat er voor iedere leerling in het gespecialiseerd onderwijs (sbo, so en vso) een geldige TLV is uitgewisseld met ROD.

Via de website van Sectorraad GO, worden bestuurders van GO-scholen opgeroepen om samen met de leerlingsadministratie te verifiëren of dit voor alle leerlingen het geval is. Speciaal aandachtspunt is het sbo: voor deze leerling moet sinds de vereenvoudiging van de bekostiging een TLV volgens het landelijke format worden uitgewisseld.

Als voor een leerling de TLV nu ontbreekt, niet het juiste format heeft of niet meer geldig is, vragen we de GO-scholen zo snel mogelijk contact op te nemen met het swv dat de TLV moet afgeven zodat een geldige TLV op tijd, maar uiterlijk 28 februari, kan worden toegevoegd (LAS) en uitgewisseld (ROD).

Door middel van de stroomschema’s kan worden vastgesteld welk swv verantwoordelijk is voor de leerling.

Wekelijks wordt door DUO een kwaliteitscontrolebestand naar de school (administratiepunt) verzonden waarin melding wordt gemaakt van onjuiste registraties in ROD (dus ook van ontbrekende of foute tlv’s). Uit onderzoek blijkt dat veel GO-scholen niets doen met dit bestand. GO-scholen worden opgeroepen om te controleren wie het bestand ontvangt (medewerkers met de rol ‘Medewerker schooladministratie ROD’ in Mijn DUO) en of het bestand wordt gebruikt om te corrigeren.

Samenwerkingsverbanden wordt aangeraden tijdens periodieke overleggen met de GO-scholen/schoolbesturen aandacht te besteden aan de juistheid en volledigheid van de toelaatbaarheidsverklaringen in hun leerlingadministratie.