Publieksversie jaarverslag draagt bij aan positieve beeldvorming

Het zijn vaak fikse stapels papier, de jaarverslagen waarmee de samenwerkingsverbanden passend onderwijs verantwoording afleggen over de besteding van de middelen. Ze voldoen daarmee aan hun wettelijke plicht, maar meestal zijn het niet bepaald documenten die geïnteresseerde betrokkenen gemakkelijk inzicht geven in het reilen en zeilen van passend onderwijs in de regio. Reden voor Samenwerkingsverband V(S)O Eemland om een publieksversie van het jaarverslag te ontwikkelen. “We wilden meer transparantie bewerkstelligen en een toegankelijke korte, bondige samenvatting van ons jaarverslag maken”, vertelt directeur Riemer Poortstra.

En dat is gelukt. De publieksversie van het jaarverslag 2019 van Samenwerkingsverband V(S)O Eemland telt slechts vier A4’tjes met veel grafieken en plaatjes en weinig tekst. Het document is klein, maar het bevat een schat aan informatie. In korte tijd krijgt de lezer een beeld van de activiteiten, de aandachtspunten, de resultaten en de besteding van de middelen van het samenwerkingsverband. “Het samenwerkingsverband is voor veel mensen een containerbegrip”, zegt Poortstra. “Op deze manier krijgt dat begrip meer vorm en inhoud. Wij hebben ervoor gekozen om, waar dat relevant is, niet alleen de gegevens over het betreffende jaar te laten zien, maar ook van de afgelopen jaren, zodat de beweging, de ontwikkeling, zichtbaar wordt. Dat verhoogt de informatieve waarde van zo’n plaatje. Om dezelfde reden zetten we bepaalde gegevens af tegen het landelijk gemiddelde.”

Concreter

De publieksversie, die gelijktijdig met het ‘grote’ jaarverslag is ontwikkeld, is bedoeld voor intern gebruik, voor stakeholders, voor platforms waarin het samenwerkingsverband participeert en voor iedereen die geïnteresseerd is in het doen en laten van het samenwerkingsverband. In een recente bestuursvergadering van het samenwerkingsverband werd meteen duidelijk welke functie het document kan vervullen, vertelt Poortstra. “Het bestuur was zeer positief over het document, maar het bleek ook te werken. Op de agenda stonden thema’s, zoals de evaluatie passend onderwijs en de aanpak van thuiszitters. Zulke onderwerpen willen nog wel eens leiden tot ietwat vage beschouwingen, maar door er plaatjes uit het jaarverslag bij te pakken die weergeven hoe we ervoor staan, werden deze gesprekken concreter en beter onderbouwd.”

“Je ziet in één oogopslag dat 96% van het geld bij de scholen terecht is gekomen”

Eén oogopslag

Misschien nog wel belangrijker vindt Poortstra het dat toegankelijke, informatieve documenten zoals dit jaarverslag, een positieve invloed kunnen hebben op de beeldvorming van passend onderwijs. “In de media worden passend onderwijs en samenwerkingsverbanden nu niet bepaald positief voor het voetlicht gebracht. Zo zou het geld onvoldoende aan de kinderen worden besteed en zouden samenwerkingsverbanden enorme bedragen op de plank hebben liggen. Dit simpele documentje ontkracht dat negatieve beeld, doordat het in één oogopslag laat zien dat in 2019 in ons samenwerkingsverband 96% van het geld bij de scholen terecht is gekomen. Dat is echt een kracht van zulke documenten: ze helpen om een realistisch beeld van passend onderwijs te geven.”

Objectieve buitenstaander

Om ervoor te zorgen dat het werkelijk een publieksversie van het jaarverslag zou worden, heeft Poortstra een communicatiebureau ingeschakeld bij de ontwikkeling van het document. “De kosten daarvan vallen erg mee, en het is heel belangrijk dat je er een objectieve buitenstaander bij betrekt die verstand heeft van communicatie. Want als je dit zelf gaat doen, dan verval je onherroepelijk in het jargon dat we gewend zijn, en kom je waarschijnlijk niet tot zulke krachtige beelden. Even belangrijk is het overigens dat je als samenwerkingsverband zelf de regie houdt. Want wij zijn degenen die verstand hebben van de inhoud.”